تدارکات چیست؟ انواع و فرآیندهای آن کدامند؟

تدارکات

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که این پل پیچیده چگونه ساخته می شود یا آن ابزار شیک جدید چگونه ساخته می شود؟ همه چیز با خرید یا تدارکات شروع می شود.

موفقیت هر پروژه مهندسی متکی به یک سیستم مدیریت زنجیره تامین روان است. تدارکات مرکزی در این سیستم است، و اطمینان حاصل می شود که مواد و خدمات مناسب با قیمت مناسب، به موقع و با حداقل خطر از طریق فعالیت های مختلف تدارکات موثر به دست می آیند. شرکت صنعت واشر اصفهان از شما دعوت میکند تا با ما در ادامه این مقاله همراهی کنید. صنعت واشر اصفهان برتری شرکت تولیدکننده انواع فرآورده های نسوز از قبیل ورق گرافیت خالص است.

تدارکات چیست؟

تدارکات، که اغلب به عنوان منبع استراتژیک از آن یاد می‌شود، فرآیند به دست آوردن کالاها و خدماتی است که یک شرکت برای فعالیت به آن نیاز دارد.

در دنیای مهندسی، این به معنای ایمن سازی مواد ضروری، تجهیزات و خدمات تخصصی مورد نیاز برای اجرای پروژه ها است. این شامل همه چیز است، از تامین مواد اولیه با کیفیت بالا، مانند فولاد و بتن، تا تهیه ماشین آلات و قطعات تخصصی مورد نیاز برای فرآیند تولید یک محصول.

به این موضوع فکر کنید: تدارکات پلی است بین نیازهای مهندسی شما و منابعی که طرح های شما را به واقعیت تبدیل می کند. ساخت و نگهداری این پل جایی است که تیم تدارکات وارد می شود. آنها به عنوان شرکای استراتژیک عمل می کنند و با مهندسان، تامین کنندگان و سایر ذینفعان همکاری می کنند تا از جریان روان منابع ضروری در طول جدول زمانی پروژه اطمینان حاصل کنند.

تدارکات در مقابل خرید – تفاوت چیست؟

تدارکات فراتر از معامله ساده خرید کالا (ثبت سفارش و پرداخت) است – این کارکرد اصلی خرید است. تدارکات چشم انداز وسیع تری دارد و کل چرخه حیات دستیابی به کالاها و خدمات را از طریق فرآیندهای تدارکات کاملاً تعریف شده در بر می گیرد.

این رویکرد استراتژیک شامل:

• شناسایی نیازها: چه مواد و خدماتی برای پروژه مورد نیاز است؟
• توسعه یک استراتژی تدارکات: چگونه این مواد و خدمات را تامین می کنید؟
• تحقیقات تامین کننده: چه کسی می تواند بهترین کیفیت را با رقابتی ترین قیمت ارائه دهد؟
• قراردادهای مذاکره:  چگونه می توانید مطلوب ترین شرایط و ضوابط را در قرارداد برای سازمان خود تضمین کنید؟
• مدیریت ارتباط با تامین کننده:  چگونه می توانید شراکت قوی و مشترک با تامین کنندگان خود ایجاد و حفظ کنید؟

در نهایت، هدف تدارکات بهینه سازی کل فرآیند خرید و ارائه ارزش فراتر از صرفه جویی در هزینه است.

چرا تدارکات مهم است؟

شیوه های مدیریت تدارکات کارآمد به چندین روش به موفقیت پروژه های تجاری، از جمله پروژه های مهندسی کمک می کند:

• مدیریت هزینه: تدارکات به مذاکره بهترین معاملات با تامین کنندگان، بهینه سازی سطح موجودی و شناسایی فرصت های صرفه جویی در هزینه کمک می کند. مدیریت هزینه ها به افزایش بیشتر بودجه پروژه و به حداکثر رساندن ارزش ترجمه می شود .
• تضمین کیفیت: فرآیند تدارکات تامین مواد و خدمات با کیفیت بالا را تضمین می کند که با مشخصات پروژه مطابقت داشته باشد. این امر نقص، کار مجدد و تاخیر پروژه را به حداقل می رساند.
• کاهش ریسک: تدارکات با تنوع بخشیدن به تامین کنندگان، استفاده از قراردادهای روشن، اجرای ارزیابی تامین کننده و ارزیابی ریسک، و بهینه سازی زنجیره تامین، ریسک را کاهش می دهد. این رویکرد پیشگیرانه، مسائل بالقوه را قبل از اینکه پروژه ها را مختل کنند، شناسایی و به آنها رسیدگی می کند.
• اجرای پروژه پیشرفته: تدارکات، حفظ مشارکت قوی و مشترک با تامین کنندگان قابل اعتماد را تضمین می کند. حفظ روابط تامین کننده برای اجرای روان پروژه حیاتی است.
• افزایش بهره وری پروژه: تدارکات زنجیره تامین (شبکه تامین کنندگان ردیف ، حمل و نقل و تدارکات) را از طریق فرآیندهای تدارکات ساده بهینه می کند و از تحویل به موقع مواد و خدمات اطمینان حاصل می کند. این اختلالات را به حداقل می رساند و زمان مهندسان را برای تمرکز بر وظایف اصلی طراحی و توسعه آزاد می کند و در نهایت کارایی کلی پروژه را افزایش می دهد.
• همسویی اهداف تجاری: تدارکات داده های زیادی را فراهم می کند که می تواند برای ردیابی و اندازه گیری عملکرد از طریق شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) استفاده شود. این شاخص‌های کلیدی خرید می‌توانند به شناسایی زمینه‌های بهبود کمک کنند و اطمینان حاصل کنند که تدارکات با اهداف کلی کسب‌وکار هماهنگ است.

در اصل، شیوه های خوب تدارکات راه را برای اجرای نرم تر پروژه، بهبود کیفیت و در نهایت یک پروژه تجاری موفق هموار می کند. این امر می تواند با استفاده از خدمات مشاوره ای که در بهینه سازی فرآیندهای تدارکات و شناسایی فرصت های صرفه جویی در هزینه تخصص دارند، بیشتر افزایش یابد.

انواع تدارکات

استراتژی های تدارکات با نیازهای کسب و کار سازگار است. درک دو نوع اصلی تدارکات به دسته بندی موثر نیازها کمک می کند:

تدارکات مستقیم

این امر بر روی دستیابی به کالاهای ضروری که مستقیماً با تولید مرتبط است، مانند مواد اولیه (فولاد، بتن) و تجهیزات تخصصی (ماشین‌های جوش، ابزارآزمایش ) متمرکز است. اینها مستقیماً بر محصول یا خدمات نهایی که ارائه می شود تأثیر می گذارد.

تدارکات غیر مستقیم

تدارکات غیرمستقیم شامل کالاها و خدماتی می شود که نیازهای عملیاتی روزمره را پشتیبانی می کنند اما مستقیماً در تولید دخالت ندارند. نمونه هایی از این کالاها و خدمات عبارتند از: لوازم اداری (کاغذ، تونر)، تجهیزات فناوری اطلاعات (کامپیوتر، نرم افزار) و خدمات نگهداری (نگهداری ساختمان، تعمیرات تجهیزات ).

درک این تمایزات برای اولویت‌بندی تخصیص منابع و اجرای استراتژی‌های تدارکات مناسب متناسب با نیازهای پروژه ضروری است.

روش های تدارکات

چندین روش تدارکات رایج وجود دارد که توسط تیم های تدارکات برای انتخاب بهترین تامین کنندگان و به دست آوردن کالاها و خدمات برای پروژه های خود استفاده می شود. در اینجا شش روش پرکاربرد آورده شده است:

1. مناقصه آزاد: این روش یک فرآیند مناقصه رقابتی است که برای همه تامین کنندگان علاقه مند که واجد شرایط اولیه هستند باز است. یک اطلاعیه عمومی با تشریح الزامات و مشخصات پروژه انجام می شود. سپس تامین کنندگان پیشنهادات خود را با جزئیات قیمت، شرایط و صلاحیت پیشنهادی خود ارسال می کنند. قرارداد به تامین کننده ای اعطا می شود که رقابتی ترین پیشنهاد را ارائه دهد که تمام الزامات را برآورده کند.
2. مناقصه محدود: مشابه مناقصه آزاد، این روش تدارکات کالا شامل یک فرآیند مناقصه است. با این حال، به جای اینکه برای همه آزاد باشد، دعوت‌نامه‌ها برای مناقصه فقط به فهرستی از تامین‌کنندگان واجد شرایط از پیش انتخاب شده ارسال می‌شوند. این رویکرد می تواند زمانی مورد استفاده قرار گیرد که تخصص یا تجربه خاصی برای پروژه مورد نیاز باشد.
3. درخواست پیشنهاد (RFP): RFP یک سند رسمی است که محدوده پروژه، الزامات و معیارهای ارزیابی را مشخص می کند. شرکت هایی که به دنبال کالاها یا خدمات پیچیده هستند، RFP را برای فروشندگان واجد شرایط صادر می کنند. RFP امکان ارزیابی عمیق‌تر قابلیت‌های تامین‌کننده ، فراتر از قیمت، مانند تخصص فنی، تجربه پروژه و عملکرد گذشته را فراهم می‌کند.
4. مناقصه دو مرحله ای: این روش تدارکات کالا، تنوعی از مناقصه آزاد با یک مرحله صلاحیت اضافه است. در مرحله اول، فروشندگان بالقوه اطلاعات اولیه در مورد صلاحیت ها و تجربه خود را ارائه می دهند. بر اساس این اطلاعات، فهرست کوتاهی از تامین کنندگان واجد شرایط ایجاد می شود. سپس تنها تامین کنندگانی که در فهرست نهایی قرار می گیرند دعوت می شوند تا در مرحله دوم پیشنهادهای رسمی ارائه دهند.
5. درخواست قیمت (RFQ): RFQ روش ساده تری است که برای به دست آوردن مظنه قیمت از تعداد کمی از تامین کنندگان از پیش انتخاب شده برای کالاها یا خدمات به خوبی تعریف شده استفاده می شود. برخلاف RFP، RFQ اساساً بر قیمت تمرکز دارد و ممکن است شامل ارزیابی دقیق قابلیت‌های تامین‌کننده نباشد.
6. تدارکات یک منبع: این روش شامل خرید کالا یا خدمات از یک تامین کننده از پیش انتخاب شده بدون فرآیند مناقصه رقابتی است. این رویکرد ممکن است در موقعیت‌های خاص توجیه شود، مانند زمانی که یک تامین‌کننده دارای تخصص منحصربه‌فرد یا دارای حق ثبت اختراع در مورد یک فناوری مورد نیاز است. با این حال، به دلیل عدم وجود رقابت، داشتن یک توجیه قوی برای استفاده از تدارکات تک منبعی مهم است.

روش‌های تدارکات نشان‌دهنده رویکردهای مختلف برای دستیابی به کالاها و خدمات هستند:

• ویژگی های متمایز: هر روش دارای یک فرآیند منحصر به فرد، سطح رقابت و حوزه تمرکز (قیمت در مقابل تخصص) است.
• کاربرد مستقل: هر روش می تواند به طور مستقل بر اساس نیاز پروژه مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، یک پروژه ممکن است از یک مناقصه آزاد برای مواد استاندارد و یک RFP برای یک سرویس تخصصی استفاده کند.

با این حال، شباهت هایی بین روش های خاص وجود دارد:

• مناقصه آزاد و مناقصه محدود: این روش ها از نظر ساختار (فرایند مناقصه) مشابه هستند اما در مجموعه تامین کنندگان دعوت شده و در نتیجه سطح رقابت متفاوت هستند. مناقصه آزاد برای همه تامین کنندگان واجد شرایط آزاد است، در حالی که مناقصه محدود فقط از تامین کنندگان از پیش انتخاب شده دعوت می کند.
• مناقصه دو مرحله ای: این روش عناصر مناقصه آزاد و مناقصه محدود را ترکیب می کند. در مرحله اول، مشابه مناقصه محدود، تامین کنندگان آینده نگر بر اساس توانایی های خود از پیش واجد شرایط می شوند. سپس، فقط نامزدهای فهرست نهایی در یک فرآیند مناقصه رقابتی (مانند مناقصه آزاد) برای انتخاب نهایی شرکت می کنند. این امر ضمن حفظ یک عنصر رقابتی، دریافت پیشنهادات از تامین کنندگان واجد شرایط را تضمین می کند.
• درخواست پیشنهاد (RFP) و درخواست پیشنهاد (RFQ): هر دو شامل درخواست اطلاعات از تامین کنندگان است، اما RFP ها فراتر از قیمت برای ارزیابی قابلیت های تامین کننده هستند، در حالی که RFQ ها ساده تر هستند و در درجه اول بر قیمت کالاها یا خدمات به خوبی تعریف شده تمرکز می کنند.
• تدارکات منبع تک: این روش به تنهایی می ایستد زیرا رقابت را به طور کامل دور می زند و بر یک تامین کننده از پیش انتخاب شده تکیه می کند.

انتخاب مناسب ترین روش خرید به عوامل مختلفی بستگی دارد:

• پیچیدگی و الزامات پروژه
• محدودیت های بودجه و جدول زمانی
• سطح رقابت و تخصص تامین کننده مورد نظر
• تحمل ریسک و بحرانی بودن پروژه

با در نظر گرفتن دقیق این عوامل، تیم های تدارکات می توانند روشی را انتخاب کنند که بهترین توازن را از نظر کارایی هزینه، به موقع بودن و کیفیت برای نیازهای پروژه خاص خود ارائه می دهد.

فرآیند تدارکات

یک فرآیند تدارکاتی تثبیت شده تضمین می کند که کالاها و خدمات مورد نیاز یک شرکت برای فعالیت با قیمت، کیفیت و زمان مناسب برای رفع نیازهای پروژه به دست می آید. در اینجا به تفکیک مراحل یک فرآیند تدارکات نسبتاً معمولی آمده است:

1. شناسایی نیازها: این مرحله فرآیند را با شناسایی کالاها یا خدمات خاص مورد نیاز برای یک پروژه آغاز می کند. این شامل درک الزامات، مشخصات و مقادیر پروژه است.
2. درخواست و تایید: یک درخواست خرید رسمی ایجاد می شود که جزئیات کالا یا خدمات مورد نیاز، هزینه تخمینی و توجیه خرید را نشان می دهد. این درخواست برای تایید توسط پرسنل مجاز ارائه می شود.
3. منبع یابی و انتخاب تامین کننده: پس از شناسایی نیازها و تایید درخواست تدارکات، فرآیند ارزیابی تامین کنندگان بالقوه آغاز می شود. تامین کنندگان آینده نگر بر اساس عواملی مانند کیفیت، قیمت، قابلیت اطمینان و عملکرد گذشته مورد بررسی، ارزیابی و واجد شرایط قرار می گیرند.
4. فرآیند مناقصه و ارزیابی پیشنهادها: پیشنهادها برای مقایسه و ارزیابی با استفاده از روش تدارکات مناسب درخواست می شود. چندین تامین کننده با ارائه مشخصات فنی پیشنهادی، قیمت، شرایط و برنامه تحویل، مظنه هایی را ارائه می کنند. سپس مظنه ها برای شناسایی سودمندترین گزینه ارزیابی می شوند.
5. مذاکره و تشکیل قرارداد: پس از ارزیابی، مذاکرات با تامین کننده (های) منتخب برای نهایی کردن قیمت، شرایط و شرایط تحویل انجام می شود. سپس یک قرارداد رسمی توسط بخش تدارکات با مشارکت ذینفعان قابل اجرا، مانند مشاور حقوقی، حساب‌های پرداختنی و همچنین بهداشت، ایمنی و محیط زیست (HSE) و دیگران در صورت لزوم، با تشریح شرایط مورد توافق، منعقد می‌شود.
6. ثبت سفارش و مدیریت سفارش: پس از امضای قرارداد، سفارش خرید برای تامین کننده صادر می شود و به طور رسمی سفارش را ثبت می کند. مدیریت سفارش شامل نظارت بر وضعیت سفارش و اطمینان از تحویل طبق قرارداد است.
7. دریافت و بازرسی کالا/خدمات: پس از تحویل، کالاها یا خدمات دریافتی بازرسی می شوند تا از مطابقت با مشخصات قرارداد و استانداردهای کیفیت اطمینان حاصل شود.
8. پردازش و پرداخت فاکتور: هنگامی که کالا یا خدمات دریافت، بازرسی و تایید شد، فاکتور تامین کننده توسط حساب های پرداختنی از نظر صحت بررسی و برای پرداخت طبق شرایط توافق شده پردازش می شود. با این حال، برخی از توافق‌ها ممکن است به پیش‌پرداخت، پیش پرداخت جزئی یا سایر شرایط پرداخت متناسب با ویژگی‌های تراکنش نیاز داشته باشند.
9. تکمیل پروژه: پس از تکمیل پرداخت، پروژه به طور رسمی بسته می شود و یک گواهی پذیرش نهایی برای تامین کننده صادر می شود.
10. نگهداری سوابق و مدیریت عملکرد: در طول چرخه تدارکات، تمام اسناد و سوابق مربوطه برای مراجعات آتی و ارزیابی عملکرد جنبه‌های مختلف، از جمله عملکرد تامین‌کننده، نگهداری می‌شوند.

به طور خلاصه

درک چرخه تدارکات به ذینفعان مختلف، از جمله مهندسان، قدرت می دهد تا فعالانه در موفقیت پروژه مشارکت کنند. با کسب استراتژیک منابع از طریق یک فرآیند تدارکات کاملاً تعریف شده، سازمان ها می توانند برتری قابل توجهی کسب کنند.

روش‌های موثر فرآیند تدارکات نه تنها هزینه‌ها را بهینه می‌کند، کیفیت را تضمین می‌کند و ریسک‌ها را مدیریت می‌کند ، بلکه روابط قوی با فروشنده را تقویت می‌کند که می‌تواند برای پروژه‌های آینده مورد استفاده قرار گیرد. این رویکرد مشارکتی در سراسر زنجیره تامین در نهایت راه را برای اجرای کارآمد پروژه، بهبود زمان عرضه به بازار و شانس بالاتر برای دستیابی به یک نتیجه موفق هموار می‌کند.

همانطور که چشم انداز کسب و کار به تکامل خود ادامه می دهد، تدارکات نقش بسیار مهمی در تضمین چابکی سازمانی و پاسخگویی به تقاضاهای در حال تغییر بازار ایفا می کند. با اصلاح مستمر استراتژی‌ها و پذیرش فناوری‌های نوآورانه تدارکات ، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای کسب منابع خود را بیشتر بهینه کنند و مزیت رقابتی پایداری به دست آورند.